Mail Servers

Serwery pocztowe

Twoje maile lądują w spamie, a klienci ich nie dostają? Problem prawie zawsze jest w konfiguracji serwera pocztowego - brak SPF, DKIM, DMARC, źle skonfigurowane rekordy DNS, blacklistowane IP. Konfigurujemy serwery pocztowe, które dostarczają maile do inboxu - nie do folderu spam.

Bezpłatna konsultacja Google Workspace

Dlaczego profesjonalna poczta e-mail to fundament firmy

Email to wciąż kanał komunikacji biznesowej nr 1 - 4.37 miliarda użytkowników email na świecie (Statista 2024), 333 miliardy emaili dziennie. W B2B email generuje ROI 36:1 (DMA). Ale to działa tylko jeśli Twoje maile DOCIERAJĄ. Według Google, 45% wszystkich emaili to spam - i filtry spam są coraz agresywniejsze. Jeśli Twoja konfiguracja DNS jest nieprawidłowa, Twoje legalne maile mogą lądować obok Viagry i nigeryjskich książąt.

SPF, DKIM i DMARC to trójca święta dostarczalności emaili. SPF (Sender Policy Framework) mówi odbiorcom, które serwery mogą wysyłać email z Twojej domeny. DKIM (DomainKeys Identified Mail) podpisuje kryptograficznie email - odbiorca wie, że email nie został zmodyfikowany w drodze. DMARC mówi, co zrobić, gdy email nie przejdzie SPF lub DKIM (reject, quarantine, none). Bez tych trzech - Twoja domena jest podrobiona (spoofing), maile lądują w spamie, a reputacja domeny spada.

Od lutego 2024 Google i Yahoo wymagają SPF, DKIM i DMARC od nadawców wysyłających do użytkowników Gmail i Yahoo Mail (>5000 maili/dzień). Brak compliance = maile nie docierają. To dotyczy email marketingu (newsletter, transakcyjne), ale wpływa też na zwykłą pocztę firmową - bo Google ocenia reputację domeny holistycznie.

Co robimy w ramach obsługi poczty?

Konfiguracja serwera pocztowego

Konfiguracja Postfix/Dovecot na Linux, SPF, DKIM, DMARC, rekordy MX. Prawidłowy reverse DNS, HELO/EHLO. TLS encryption. Antyspam (SpamAssassin, rspamd). Antywirus (ClamAV). Webmail (Roundcube). Pełna konfiguracja od zera.

Migracja poczty

Migracja z jednego dostawcy na inny z zachowaniem wszystkich maili, folderów, kontaktów, kalendarzy. IMAP sync, downtime < 1h. Migracje: shared hosting → Google Workspace, GW → Office 365, self-hosted → cloud, cloud → self-hosted. Zero utraconych maili.

SPF / DKIM / DMARC setup

Pełna konfiguracja authentication records: SPF (jakie serwery mogą wysyłać z Twojej domeny), DKIM (podpis kryptograficzny), DMARC (polityka i raportowanie). Monitoring DMARC reports - widzisz, kto wysyła maile z Twojej domeny (i kto próbuje spoofować).

Antyspam i ochrona

SpamAssassin/rspamd configuration, greylisting, RBL blacklist checking, rate limiting, reguły filtrowania. Blokada spamu na poziomie serwera - zanim dotrze do Twojego inboxu. Whitelisting zaufanych nadawców. Kwarantanna z review.

Monitoring dostarczalności

Monitoring: czy Twoja domena jest na blacklistach (MXToolbox), DMARC reports (kto wysyła z Twojej domeny), bounce rate, delivery rate. Proaktywne naprawianie problemów z dostarczalnością - zanim klient skarży, że mail nie dotarł.

Email transakcyjny (SMTP relay)

Konfiguracja SMTP relay dla emaili transakcyjnych (rejestracja, zamówienia, faktury): Amazon SES, SendGrid, Postmark, Mailgun. Dedykowane IP, reputation monitoring. Oddzielenie transakcyjnych od marketingowych - żeby newsletter nie psył reputation domeny.

Najczęściej zadawane pytania

Dla większości małych/średnich firm rekomendujemy Google Workspace lub Office 365 - mniejszy koszt utrzymania, niezawodność Google/Microsoft, integracja z kalendarzem/Drive/Teams. Własny serwer pocztowy ma sens gdy: potrzebujesz pełnej kontroli nad danymi (compliance), masz specyficzne wymagania (archiwizacja, szyfowanie end-to-end), lub chcesz uniknąć opłat per user.

Najczęstsze przyczyny: brak SPF/DKIM/DMARC (lub źle skonfigurowane), domena na blackliście (sprawdź MXToolbox), shared IP z innymi nadawcami (tani hosting), spamowy content (za dużo linków, caps, trigger words), brak unsubscribe w newsletterze, wysoki bounce rate. Diagnostyka + naprawa to nasza specjalność.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) mówi serwerom odbiorczym, co zrobić z emailami, które nie przejdą SPF lub DKIM: none (nic), quarantine (spam), reject (odrzuć). Plus: raportowanie - dostajesz raporty kto wysyła maile z Twojej domeny. DMARC chroni przed spoofingiem (ktoś udaje Twoją firmę) i poprawia dostarczalność.

Jednorazowa konfiguracja SPF/DKIM/DMARC + weryfikacja: od kilkuset złotych. Pełna konfiguracja serwera pocztowego (Postfix/Dovecot) na VPS: kilka tysięcy. Migracja do Google Workspace / Office 365: zależy od ilości kont i danych. Ongoing management: od kilkuset zł/mies. Skontaktuj się po wycenę dla Twojego case.

Google Workspace: 30 GB per user (Business Starter), 2 TB (Business Standard). Office 365: 50 GB (Business Basic), 100 GB (Business Standard). Self-hosted: unlimited (ograniczone dyskiem serwera). Dla większości użytkowników 30 GB wystarcza na 5-10 lat normalnego użytkowania (bez dużych załączników).

Tak - konfiguracja klientów email: Outlook, Thunderbird, Apple Mail, Gmail app, iOS Mail, Android. Protokoły IMAP/SMTP z SSL/TLS. Autodiscover/autoconfig (automatyczna konfiguracja w klientach email). Instrukcje video dla pracowników. Wsparcie helpdesk przy problemach.

Google Workspace Vault, Office 365 Compliance, własne rozwiązanie archiwizacji (MailArchiver). Archiwizacja jest wymagana prawnie w wielu branżach (finanse, prawo). Retencja: 5-10 lat zależnie od przepisów. Wyszukiwanie po treści, dacie, nadawcy. Odporność na usunięcie przez użytkownika - compliance jest key.

Maile, które docierają

Bezpłatna diagnostyka dostarczalności - sprawdzimy SPF, DKIM, DMARC, blacklisty i pokażemy, co naprawić.

Zamów diagnostykę Zadzwoń